"STRATEGI MEETING YANG EFEKTIF"
Catatan Ringan Taufikurrahman Taufik
Sebuah email masuk ke inbox saya, isinya saya ringkas kira-kira sebagai berikut:
"Dear Mr. Taufik, thank you very much, herewith we propose the meeting schedule as indicated above. Should you have another time preference, we can kindly accommodate according to your convenience at any time. Our team will greet you at the lobby at the scheduled time. Please do not hesitate to contact me should you have any question. We look forward to a fruitful meeting with you."
Setelah saya cek kalender saya, ternyata undangan meeting tersebut hanya salah satu dari sekian banyak undangan meeting yang "menclok" ke inbox dan kalender saya untuk hari itu. Kadang memusingkan memang, setiap hari harus membagi waktu antara berbagai meeting eksternal dengan memanage berbagai urusan internal di kantor. Tapi tak masalah, tugas saya sebagai pimpinan memang mengharuskan saya untuk lebih banyak bertemu orang, menghadiri ataupun memimpin berbagai rapat, menambah network dan menjalin hubungan baik, guna membukakan pintu peluang bisnis untuk difollow up oleh team saya.
Kebetulan saya termasuk penganut mazhab "Inclusive Leadership", bahwa seorang pemimpin seharusnya inclusive, bukan "eksklusif" dan lebih banyak duduk di belakang meja, hanya memerintah sana-sini. Menurut hemat saya, pimpinan yang demikian sebenarnya lebih tepat dikatakan sebagai "Boss", bukan "Leader". Seorang leader sejati seyogyanya lebih cenderung "inklusif", bisa berbaur dengan bawahannya dengan nyaman, bukan hanya diam di dalam ruangan kantor nan mewah dan tinggal memerintah. Seorang Leader yang efektif biasanya tak segan untuk bergaul akrab dan hangat dengan bawahannya, turun tangan menggerakkan inisiatif, menginisiasi dan membuka pintu peluang bagi teamnya. Karena at the end of the day, sebenarnya tingkat produktivitas sebuah perusahaan, institusi, ataupun organisasi adalah tanggung jawab pimpinan, bukan pekerja. "The productivity of work is not the responsibility of the worker but of the manager", kata Peter Drucker, sang begawan manajemen.
Konsekuensinya, penganut mazhab "Inclusive Leadership" akan lebih "sok sibuk", banyak menghadiri meeting ke sana-sini, dan harus rela beredar di berbagai event dan forum guna menambah jaringan, menemukan, menciptakan, dan membukakan berbagai peluang baru bagi teamnya. Dalam hal ini, mengingat waktu yang terbatas sementara undangan meeting demikian banyaknya, maka kemampuan untuk melakukan "Actionable Meeting" sangat diperlukan. Artinya, meeting yang Anda lakukan tak hanya efektif dan efisien, namun juga harus "Actionable", harus ada aksi-aksi, tindakan, atau langkah produktif yang dihasilkan sebagai follow up setelah meeting tersebut, bukan sekedar ngobrol ngalor-ngidul. Waktu Anda yang sangat terbatas harus "dimanage" dan dimanfaatkan sebaik-baiknya. "Time is the scarcest resource and unless it is managed nothing else can be managed", demikian petuah Peter Drucker lagi.
Tentu saja yang saya maksud "Actionable Meeting" dalam konteks tulisan sederhana ini adalah meeting terkait urusan kantor atau bisnis, kalau sekedar pertemuan informal seperti ngobrol-ngobrol dan kongkow-kongkow santai, tak perlu harus dipaksakan untuk "actionable".
Bagaimana kira-kira meeting yang "Actionable" itu?
Dari pengalaman saya bekerja di berbagai perusahaan multinasional, di birokrasi, maupun di BUMN, saya mencoba "belajar" untuk menemukan formula meeting yang actionable. Tentu saja ini hanya pendapat pribadi, berdasarkan pengalaman, bukan hasil penelitian empiris dan akademik yang sophisticated. Maka belum tentu merupakan formula terbaik.
Berikut ini beberapa tips meeting yang actionable, berdasarkan pengalaman pribadi saya yang tak seberapa ini, yang saya sebut sebagai metode "SIX PAC" (Six P for ACtionable Meeting):
(1) PRIORITIZE. Jika kebetulan undangan meeting terlalu banyak dibanding waktu yang tersedia pada hari itu, maka lakukan "screening" kecil-kecilan, berdasarkan urgensi dan relevansinya, putuskan mana meeting yang harus Anda hadiri, mana yang bisa didelegasikan kepada team Anda. Satu hal yang harus diingat, jika dalam suatu meeting Anda diharapkan untuk menjadi "decision maker"-nya dan tak bisa didelegasikan, maka Anda sebaiknya hadir. Otherwise, meeting itu akan sia-sia dan tak bisa memutuskan sesuatu tanpa kehadiran Anda. "All meetings should have a clear decision maker", kata Kristen Gil, salah seorang VP Google, ketika bercerita tentang bagaimana kiat meeting yang efektif di Google.
(2) PREPARE. Persiapkan diri sebaik mungkin, pelajari agendanya, pelajari audience meetingnya, dan lakukan "antisipasi". Apa kira-kira poin-poin yang hendak Anda kemukakan dan "potentially" akan dikemukakan oleh pihak-pihak lain dalam meeting tersebut. Seringkali ada undangan meeting mendadak. Namun sesingkat apapun, usahakan untuk mempersiapkan diri dan mempelajari agenda meeting. Tak perlu panik. Percayalah, makin banyak pengalaman meeting Anda, akan makin terbiasa menghadapi meeting dadakan.
(3) PROCEED. Dalam meeting, kadang tak bisa dihindari kita bertemu dengan pihak yang senang berputar-putar, ngalor-ngidul dalam berbasa-basi, sehingga kadang topik penting yang seharusnya didiskusikan jadi samar. Tak masalah, kadang basa-basi diperlukan untuk mempererat keakraban dan memudahkan pembicaraan. Sebab sikap saling akrab dan saling merensponse dengan ramah dapat melancarkan transformasi pemikiran antar pribadi-pribadi yang berbeda karakter. "The meeting of two personalities is like the contact of two chemical substances: if there is any reaction, both are transformed", kata Carl Jung. Namun setelah di-"pause" dengan basa-basi atau icebreakers tersebut, usahakan sedapat mungkin untuk proceed, melanjutkan kembali pembicaraan hal-hal yang penting sesuai agenda meeting. Dalam hal ini, "seni" Leadership Anda akan diuji, sejauh mana Anda mampu mengendalikan arah meeting dengan baik.
(4) PROGRAM. Biasakan untuk tak hanya membicarakan topik-topik yang diagendakan dalam meeting, usahakan juga agar ada "output" berupa program, follow up, atau action yang disepakati untuk ditindaklanjuti setelah meeting tersebut.
(5) PRODUCTIVE. Usahakan agar hasil meetingnya bukan sekedar "rencana meeting berikutnya", namun sesuatu actionable dan doable, sehingga tak perlu membuang waktu untuk melakukan meeting berikutnya. Kadang perlu juga untuk membuat meeting berikutnya, namun usahakan untuk tidak menjadi "repetitive meeting", yang hanya mengulang-ngulang topik meeting sebelumnya sehingga menyia-nyiakan waktu, tenaga, dan juga biaya. Intinya, kalau tidak perlu meeting ya sebaiknya jangan meeting, hanya menghabiskan waktu, tenaga, dan biaya saja.
(6) PROACTIVE. Jangan hanya berpasif diri menunggu mitra Anda untuk memfollow up hasil meeting, biasakan untuk proaktif menindaklanjuti atau bahkan "mengingatkan" mitra Anda jika ada hasil meeting yang belum terfollow up dengan baik. Tentu saja lakukan reminder tersebut dengan baik-baik, jangan sampai terkesan "menekan" mitra bisnis Anda. Ingat, business is all about relationship. Saya tak pernah bosan untuk mempromosikan silaturrahim, karena pada hakikatnya hubungan baik sangat menentukan keberhasilan dalam hidup, tak hanya untuk bisnis semata.
Anyway, sebenarnya meeting hanyalah satu dari sekian banyak jalan untuk menjadi lebih produktif. Kreasi, gagasan, ide-ide baru, solusi, dan inovasi tak hanya tercipta ketika meeting atau rapat-rapat formal. "Innovation comes from people meeting up in the hallways or calling each other at 10:30 at night with a new idea, or because they realized something that shoots holes in how we've been thinking about a problem," kata Steve Jobs. Maka usahakan agar tidak me-meeting-kan hal-hal yang tidak perlu dimeetingkan, karena mungkin waktu, tenaga, dan biaya untuk meeting tersebut dapat dialokasikan untuk hal-hal lain yang lebih bermanfaat.
Taufikurrahman
https://m.facebook.com/MrTaufikurrahman?lst=1751322101%3A1408962569%3A1486520101&fref=nf&pn_ref=story
Post a Comment
Post a Comment